Vasa nations dataskyddspolicy och registerbeskrivning
Vasa nation värnar om skyddet av dina personuppgifter. I denna dataskyddspolicy förklaras hur Vasa nation samlar in, använder, sparar, förvarar och skyddar personuppgifter.
Vid frågor gällande dataskydd kan du kontakta oss med hjälp av de kontaktuppgifter som anges nedan.
Vasa nation samlar in följande typer av uppgifter
Vasa nation lagrar sina medlemmars personuppgifter endast då det finns fog för det. Personuppgifter är vilken information som helst som avser en fysisk person med hjälp av vilken denna fysiska person kan identifieras, såsom till exempel ett namn, en adress eller en bild.
Vanligtvis samlas personuppgifter in direkt från dig eller genereras i samband med att du deltar i Vasa nations verksamhet.
Som ny medlem ber vi dig till exempel om personuppgifter såsom namn, dina föräldrars namn, födelsedatum, e-postadress och telefonnummer. Vasa nation är skyldigt att upprätthålla ett medlemsregister. Vasa nation samlar även information som du överlåter oss till exempel i samband med evenemangsanmälningar och bostadsansökningar.
I vissa begränsade fall kan vi även be om din personbeteckning och information gällande allergier och dieter. Detta görs endast om det är nödvändigt för att möjliggöra fullföljandet av våra avtalsförpliktelser.
Uppgifterna används för följande ändamål
Vasa nation använder dina personuppgifter för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter och avtalsförpliktelser, samt för att erbjuda ändamålsenlig verksamhet för våra medlemmar. Vi använder personuppgifter också i samband med rådgivning då du kontaktar oss med frågor.
Vidare använder vi insamlade uppgifter för att publicera bilder från olika nationsevenemang på Vasa nations hemsida i tidningen Wappuften. Bilderna som publiceras på hemsidan är lösenordsskyddade och enbart tillgängliga för nationens medlemmar.
Vasa nation använder sig inte av automatiserat beslutsfattande och använder inga spårande cookies på sin hemsida.
Dina uppgifter används inte för marknadsföring, utöver nationens veckovisa infomail med syftet att dela aktuell och intressant information med våra medlemmar. Till infomail används verktyget MailChimp och prenumeranter kan när som helst avsluta prenumerationen på nyhetsbrevet.
Samtycke och dina rättigheter
I samband med att du överlåter dina uppgifter samtycker du till att de behandlas av Vasa nation. Även om du gett ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter kan du återkalla ditt samtycke genom att kontakta nationens dataskyddsombud.
Du kan be om en kopia på dina personuppgifter av oss för att se vilken information vi har sparat om dig. Du kan i samband med detta utnyttja din rätt att korrigera inkorrekta eller ofullständiga personuppgifter samt kräva att vi raderar dina personuppgifter så länge vi inte har en särskild grund för att behålla dem.
Du har rätt att förbjuda publiceringen av bilder på dig på nationens hemsida eller i tidningen Wappufven som publiceras en gång om året. Detta kan göras genom att meddela oss antingen per telefon eller skriftligen med hjälp av kontaktuppgifterna nedan. Du har även rätt att i efterhand be om att en bild som publicerats elektroniskt tas ner från nationens hemsida.
Regelrätta informationskällor
Registret innehåller uppgifter som Vasa nations medlemmar gett sitt medgivande till.
Från Helsingfors universitets studeranderegister fås uppgifter om de studeranden som betalat nationens medlemsavgift i samband med läsårsanmälan.
Så skyddar vi våra personuppgifter
Nationen har vidtagit åtgärder för att säkerställa sitt dataskydd.
De enheter som behandlar personuppgifter är lösenordsskyddade, har brandmurar och virusprogram. Nationens IT-ansvariga sköter och övervakar datasäkerheten samt ser till dataskyddet är ändamålsenligt och uppdaterat.
Personuppgifter som behandlas fysiskt behandlas och lagras i övervakade utrymmen till vilka tillträde är begränsat för utomstående. Vasa nation har upprättat ett internt regelverk för behandlingen av personuppgifter och de personer som har tillgång till personuppgifter har bekantat sig med denna.
Om en dataskyddsincident skulle ske har nationen färdighet att enligt dataskyddslagstiftningen vid behov anmäla incidenten till tillsynsmyndigheten samt till den personer vars personuppgifter incidenten berör.
Överföring av uppgifter till tredje parter
Personuppgifterna hanteras av nationens styrelse samt av ett begränsat antal personer med funktionärspost inom nationen.
Uppgifterna i medlemsregistret överlämnas inte i regel till någon utomstående. Eventuella förfrågningar om överföring av personuppgifter kan riktas till Vasa nations dataskyddsombud, vars kontaktuppgifter hittas nedan.
Vi lämnar också ut personuppgifter till myndigheter, såsom polisen, i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det.
De uppgifter vi samlar om dig behandlas främst i Finland, men vissa uppgifter kan vara lagrade på servrar som är belägna i andra länder.
Kontaktuppgifter
Ifall du har några frågor som gäller behandlingen av dina personuppgifter ber vi dig att kontakta nationens kurator, som fungerar som nationens dataskyddsombud. Du kan också lämna ett klagomål eller kontakta dataskyddsmyndigheten ifall du anser att Vasa nation inte behandlat dina uppgifter korrekt eller vidtagit åtgärder efter anmärkning.
Personuppgiftsansvarig: Dataskyddsombud:
| Vasa nation | Calle Koskela |
| Tölögatan 3A 5 | e-post: vnkurator@gmail.com |
| 00100 | tfn: +443110219 |
| Helsingfors | |
| vn-kansli@helsinki.fi |
Tillsynsmyndighet:
Dataombudsmannens byrå: https://tietosuoja.fi/sv/framsida