Klubbar

Klubbar kan grundas året om, och ansökan riktas till Vasa nations styrelse som beslutar om klubben kan godkännas.

Tanken med ansökan är att ge nationens styrelse en klar bild av klubben och vad dess syfte och verksamhet skulle innebära.

 

Vad krävs för att grunda en klubb?

1. Alla klubbar bör ha ordinariemedlemmar (obs! Inte samma sak som ordinarie medlem på VN), som är antingen:

1. 1. Ordinarie medlemmar i Vasa nation (Studerande vid Helsingfors universitet)
   2. Extra medlemmar i Vasa nation (Studerande vid en annan högskola i Helsingfors)
   3. Seniormedlemmar i Vasa nation

Klubben kan även ha extra medlemmar (obs! Inte samma sak som extra medlem på VN), men deras antal får inte överstiga mer än hälften av klubbens totala antal medlemmar. Extra medlemmar i en klubb är inte medlemmar i Vasa nation men måste studera vid Helsingfors universitet.

Alla klubbar bör ha minst 5 medlemmar vid alla tillfällen (inkluderat ordförande och ekonomiansvarig).

 

2. Alla klubbar bör ha åtminstone en ordförande och en ekonomiansvarig. Dessa poster kan innehas av samma person.

 

3. Vid grundande av en klubb bör följande dokument uppgöras:

1. 1. Mötesprotokoll från klubbens konstituerande möte
   2. Klubbens stadgar (grundläggande stadganden om dess syfte och organisation)
   3. Klubben verksamhetsplan
   4. Kontaktuppgifter till alla klubbens funktionärer

 

4. När du är klar med alla dessa ovannämnda steg och har alla de dokument som krävs för grundandet av en klubb, så ska du skicka din ansökan till Vasa nations styrelse på: vn-kansli@helsinki.fi. E-postmeddelandet ska innehålla följande:

1. 1. Rubrik, som bör vara ”Klubbansökan - Namnet på klubben”
   2. En kort beskrivning vad syftet med er klubb är
   3. Alla de bilagor som beskrevs i punkt 3

 

Sök om klubbunderstöd!

Klubbunderstöd är ett stöd som nationen beviljar varje år för att understöda klubbens verksamhet. Ansökan om klubbunderstöd är frivillig och inte ett krav för grundandet av en klubb!

Man kan ansöka om klubbunderstöd samtidigt som grundande av klubben. Ansökningsperioderna för understödet är två per år, en på vårterminen och en höstterminen, och beslutas av Vasa nations styrelse. Ansökan ska skickas till Vasa nations styrelse på: vn-kansli@helsinki.fi

Klubbunderstödet finns till för att understödja klubbens verksamhet genom att lätta på kostnaderna och för att få klubbverksamheten smidigt i gång.

Tanken med ansökan och bilagorna som krävs är att ge styrelsen en klar bild av klubbens verksamhet och ekonomi. Detta gäller också klubbar som inte ännu dragit i gång!

 

Vid ansökan om klubbunderstöd ska följande bilagor tillställas styrelsen i samband med ansökan:

1. 1. Klubbens budget
   2. Dokument som innehåller behövlig info för utbetalande av understöd

 

Närmare information om bilagorna

Följande information ska finnas med i bilagorna i ansökan om grundande av klubb och ansökan om klubbunderstöd.

1. Vad som ska framkomma i protokollet för klubbens konstituerande möte:

1. 1. Datum för ert möte
   2. Val av ordförande, ekonomiansvarig och eventuella andra funktionärer
   3. Klubbens grundande medlemmar (Obs! Minst fem stycken)
   4. Hänvisning till klubbens stadgar, verksamhetsplan och budget och att ni officiellt godkänt dem på mötet. (Obs! För klubbar som redan varit verksamma ska ansökan även innehålla verksamhetsberättelsen för det gångna verksamhetsåret.)
   5. Frivillig information om annat som diskuterats på mötet (t.ex. val av eventuella funktionärer)
   6. Klubbens ordförandes underskrift i slutet av protokollet

 

2. Klubbens stadgar ska innehålla åtminstone:

1. 1. Klubbens syfte
   2. Vad är det för klubb?
   3. Vem riktas klubbens verksamhet åt?
   4. Hur kan man gå med i klubben?

 

3. Klubbens verksamhetsplan ska innehålla en beskrivning av vad det är som ni planerar göra under det kommande verksamhetsåret. Kom ihåg att en verksamhetsplan inte behöver följas till punkt och pricka, utan att den endast ska fungera som en preliminär plan för er verksamhet.

 

4. Klubbens budget ska innehålla en beskrivning över hur mycket stöd er klubb ansöker om och hur er klubb planerar att använda understödet för att stöda er verksamhet.

Ifall er klubb främst planerar att använda egna medel, krävs åtminstone ett dokument som innehåller en kort beskrivning av något som ni kanske tänkt införskaffa under året osv. (Kom ihåg att detta också är en preliminär plan och inte ett bokslut, där det bör stå exakt vad ni införskaffat).

 

Ifall ni har några frågor eller vill ha mera information kan ni vara i kontakt med årets styrelse, t.ex. per mail eller våra some-kanaler.